Training Need Analysis

“Dapatkah Anda memberikan training kepada teknisi kami? Tampaknya mereka mempunyai masalah dalam mengoperasikan mesin ini “

“Saya rasa staff saya butuh training Time Management. Mereka seringkali terlambat dalam meeting”

“Dapatkah Anda menyusun rencana pengembangan performance untuk jangka waktu 3 tahun ke depan, untuk line manager kami ?”

Mungkin Anda sering kali mendengar pernyataan-pernyataan di atas saat Anda saat bekerja, khususnya individu yang bekerja di bidang HR atau berada di divisi learning & development. Training merupakan sebuah hal esensial di tengah perubahan yang terjadi sangat cepat. Maka dari itu, merupakan hal yang sangat penting menyelenggarakan training yang  efisien dan tepat sasaran untuk mendukung performance improvement. Salah satu kunci dalam menyelenggarakan training yang tepat sasaran adalah melaksanakan Training Need Analysis (TNA).

Training Need Analysis (TNA) merupakan sebuah proses analisa untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dari seseorang atau sekelompok orang yang sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan. Proses ini biasanya dilakukan oleh tim yang menguasai bisnis proses, proses pengumpulan data dan analisa. Training Need Analysis (TNA) dilakukan mengikuti siklus atau jadwal perencanaan organisasi/perusahaan, atau setiap ada perubahan. Perubahan ini bisa meliputi kondisi pasar, regulasi, rencana kerja, dan lainnya.

Jika saat kesimpulan dari Training Need Analysis (TNA) masalah yang muncul akan bukan terkait kompetensi atau keahalian/kemampuan, maka dalam laporan Training Need Analysis (TNA) akan merekomendasikan aktivitas yang sifatnya non-training. Misalnya, merubah proses kerja agar lebih sederhana, atau merubah instruksi kerja.

Berikut merupakan beberapa manfaat dari melakukan proses Training Need Analysis (TNA):

  • Menemukan kesenjangan (gap) antara kondisi skill dan knowledge saat ini dengan yang diharapkan. Setelah menemukan kesenjangan tersebut, maka desainer pelatihan dapat memprioritaskan serta merancang rencana program pelatihan yang tepat bagi partisipan pelatihan. Hasil dari proses Training Need Analysis (TNA) secara keseluruhan adalah sebuah training plan.
  • Mengidentifikasi jenis pelatihan yang tepat dan juga karakteristik partisipan yang sesuai dengan kebutuhan.
  • Sebagai dasar penyusunan materi pelatihan yang akan dilaksanakan .
  • Memastikan bahwa masalah-masalah yang ditemukan saat melakukan TNA, hanya bisa diselesaikan oleh pelatihan, bukan dengan metode/solusi lain.

 

Freshminds Indonesia

Behavior Engineering Model

Banyak manager diperusahaan yang yakin semua masalah perfoma seharusnya bisa diatasi oleh training. Contohnya, jika karyawan kurang semangat, maka pimpinan meminta dilaksanakan training motivasi. Tetapi sayangnya setelah dilakukan training, ternyata semangatnya hanya bertahan beberap hari saja dan tidak ada dampak perubahan kinerja yang terjadi secara signifikan.
 
Hal seperti ini, adalah hal yang sering dialami oleh Training Department atau Learning Center. Mengapa hal ini bisa terjadi? Salah satu penyebabnya adalah tidak dilakukan Training Need Analysis secara komprehensif dan mendalam. Apa sih yang menyebabkan karyawan memiliki performa yang rendah? Apakah betul semangatnya menurun? Kalo iya, apa penyebab semangatnya turun?
 
Untuk menganilsa masalah performa kita bisa menggunakan pendekatan Behavior Engineering Model yang merupakan sebuah model yang dikembangkan oleh Thomas F Gilbert pada tahun 1978 untuk memetakan hal-hal yang mempengaruhi performa individu.
Secara umum, Behavior Engineering Model dikenal juga sebagai Six Boxes model. Keenam kotak model tersebut adalah Data (expectations & feedback), Resources (or tools), Reward & punishment system (consequences & incentives), Knowledge and skill, Capacity dan Motivation.
 
Jadi saat menemunkan performa karyawan yang menurun, maka analisa penyebabnya.
  • Apakah informasi yang mereka miliki mengenai pekerjaan sudah cukup untuk mereka mencapai performa yang diharapkan? (BOX 1 – Data)
  • Apakah peralatan atau sumber daya pendukung yang tersedia, dapat digunakan untuk karyawan untuk mencapai performa yang diharapkan? (BOX 2 – Resources)
  • Apakah sistem insentif yang disediakan sudah sesuai dengan performa karyawan? (BOX 3 – Reward)
  • Apakah pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki karyawan, cukup untuk mencapai performa yang diharapkan? (BOX 4 – Knowledge)
  • Apakah kayawan mempunyai kapasitas (bakat, kemampuan fisik) untuk menampilkan performa baik dalam pekerjaannya? (BOX 5 – Capacity)
  • Apakah karyawan memiliki dorongan dari dalam dirinya untuk bekerja sesuai dengan pekerjaan dan target performa yang diberikan? (BOX 6 – Motivation)
Data, Resources dan Reward system termasuk ke dalam faktor eksternal. Sedangkan Knowledge and skill, Capacity dan Motivation merupakan faktor internal individu yang dapat mempengaruhi performa individu.

Untuk menjelaskan keenam kotak tersebut, mari kita ambil contoh profesi  seorang Dokter dalam menjelaskan kesetiap aspek tersebut.

Data Resource Reward Knowledge Capacity Motives
Prosedur/tata cara melakukan tindakan bedah terhadap pasien dan etika dalam bekerja. Alat  bedah, stetoskop, atau jarum suntik.

 

Jumlah gaji yang ia peroleh sebagai dokter di RS swasta dalam satu bulan serta pencabutan izin praktek jika ia melakukan malpraktek. Pengetahuan dan kemampuan tersebut bisa ditingkatkan melalui kegiatan training. Contohnya adalah teknik melakukan bedah terbaru. Seorang spesialis bedah umum ditempatkan untuk menangani pasien yang membutuhkan tindakan pembedahan bukan menangani pasien yang mengalami gangguan pada organ dalam. Seorang dokter tetap menunjukan performa yang maksimal karena ia memiliki dorongan untuk membantu orang lain.

 

Behavior Engineering Model ini bisa Anda gunakan dalam melakukan Need Analysis untuk masalah yang terkait performa.

Freshminds Indonesia

The Low Hanging Fruit is Tasty

By Jay Cross

  • Menurut Tom Gilbert dan Peter Dean, pelatihan hanya berpengaruh sekitar 10,5% dari total perubahan yang diinginkan dalam pekerjaan. Kejelasan tujuan, kondisi pekerjaan dan faktor lain merupakan hal yang sangat penting.
  • Institute for Research on Learning menemukan bahwa, pelatihan formal hanya menyumbang 20% pengetahuan karyawan. Sebagian besar karyawan belajar mengenai pekerjaan dari mengobservasi orang lain, bertanya, trial and error, dan aktivitas mandiri lainnya.
  • Berdasarkan penelitian Robert Brinkerhoff dan Stephen Gill, karyawan yang hadir pada pelatihan formal tidak pernah mengaplikasikan sekitar 80-90% apa yang telah mereka pelajari di pekerjaan mereka. Mereka cenderung lupa apa yang telah mereka pelajari dalam beberapa hari.
  • Beberapa Corporate Learning Center yang pernah kami temui menyampaikan bahwa jumlah training yang direncanakan dan akhirnya terlaksana hanya 20%. Selebihnya terjadi perubahan di perjalanan tahun. Entah itu perubahan prioritas, budget ataupun digantikan training lain secara tiba-tiba

Hal di atas merupakan fakta di lapangan yang sering ditemukan di dunia pelatihan di perusahaan. Jika kita tarik benang merah dan simpulkan, maka :

  1. Hanya 20% pelatihan yang terlaksana dari rencana.
  2. Dari pelatihan yang terlaksana, hanya 20% yang berpengaruh terhadap pengetahuan karyawan
  3. Hanya 10% perubahan yang terjadi di tempat kerja yang diakibatkan pelatihan

Jika ini benar terjadi, maka berapa dampak pelatihan yang dilaksanakan perusahaan terhadap bisnis?

20% terlaksana X 20% kompetensi meningkat X 10% digunakan = 0.04% pengaruh

Benarkah hanya sekecil ini? Hanya anda sendiri yang bisa menjawabnya. Jika hal ini benar terjadi, apa penyebabnya? Menurut Jay Cross karena kita terlalu fokus pada Low Hanging Fruit. Kita hanya fokus pada apa yang mudah dilaksanakan. Membuat slide, hand-out, memberikan presentasi dan memberikan kuestioner evaluasi. Kita tidak melakukan assessment dan pengumpulan data secara lengkap, tidak menganalisa secara detil dan tidak merancang program pelatihan secara komprehensif dan berkesinambungan. Kebanyakan KPI Learning Center masih fokus pada jumlah pelatihan dan jumlah peserta pelatihan.

Lalu bagaimana memperbaikinya? Untuk memperbaikinya, tentu harus memperbaiki prosesnya. Perbaiki proses Training Need Analysis, perbaiki proses Training Design/Instructional Design, perbaiki proses pembuatan material pelatihan, perbaiki proses pelaksanaan pelatihan, hingga perbaiki proses evaluasi pelatihan. Lakukan prosesnya secara lengkap dan berkesinambungan. Tidak mungkin merancang pelatihan yang bagus tanpa melakukan Training Need Analysis yang baik.

Freshminds Indonesia

Riset Robert Brinkerhoff – Training Waste

Pada tahun 2010 Robert Brinkerhoff, melakukan penelitian kepada 5000 pegawai mengenai pengukuran dampak dari pelatihan. Beliau menemukan bahwa HANYA 9% dari karyawan yang telah mengikuti pelatihan, yang menggunakan/mempraktekan apa yang ia pelajari pada pekerjaannya. Sedangkan 91% karyawan tidak menggunakan/mempraktekannya. Menurut Brinkerhoff, 75% perusahaan telah menyia-nyiakan 614 dollar dan 15,1 jam untuk seorang karyawan yang mengikuti pelatihan tetapi tidak menggunakan. Ini adalah Training Waste.

“Learn What You Want to Measure”

Kebanyakan perusahaan lupa akan alasan mengapa mereka mengadakan sebuah pelatihan kepada karyawan mereka. Perusahaan terbiasa membuat pengukuran pelatihan hanya untuk kepentingan pembuatan laporan saja, namun lupa pada esensi dasar dari pengukuran hasil dari pelatihan tersebut. Ya yang penting membuat sebuah laporan untuk pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pelaksanaan pelatihan karyawan saja. Namun, hasil pengukuran didalamnya mungkin tidak berhubungan dengan topik yang diukur atau tidak menjelaskan apa-apa.

Salah satu hal paling penting yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan dari program pelatihan. Menentukan tujuan dari program pelatihan, dapat membantu Anda dalam menentukan program pelatihan yang tepat, mengelola ekspektasi atasan dan peserta, dan mengurangi pembelajaran yang minor. Untuk lebih mudahnya beberapa faktor yang diukur dalam pelatihan bisa mencakup beberapa poin dari Key Performance Indicators (KPI).

Kebanyakan perusahaan gagal menentukan tujuan yang tepat karena gagal melakukan Training Need Analysis yang jelas, detil dan akurat. Semakin general tujuan pelatihan, semakin general pula pelatihan yang dihasilkan, dan hasilnyapun akan sulit dirasakan dampaknya oleh perusahaan.

Gagal melakukan Training Need Analysis, akan berakibat gagal membuat pelatihan yang berdampak.

Freshminds Indonesia