Training Need Analysis

“Dapatkah Anda memberikan training kepada teknisi kami? Tampaknya mereka mempunyai masalah dalam mengoperasikan mesin ini “

“Saya rasa staff saya butuh training Time Management. Mereka seringkali terlambat dalam meeting”

“Dapatkah Anda menyusun rencana pengembangan performance untuk jangka waktu 3 tahun ke depan, untuk line manager kami ?”

Mungkin Anda sering kali mendengar pernyataan-pernyataan di atas saat Anda saat bekerja, khususnya individu yang bekerja di bidang HR atau berada di divisi learning & development. Training merupakan sebuah hal esensial di tengah perubahan yang terjadi sangat cepat. Maka dari itu, merupakan hal yang sangat penting menyelenggarakan training yang  efisien dan tepat sasaran untuk mendukung performance improvement. Salah satu kunci dalam menyelenggarakan training yang tepat sasaran adalah melaksanakan Training Need Analysis (TNA).

Training Need Analysis (TNA) merupakan sebuah proses analisa untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dari seseorang atau sekelompok orang yang sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan. Proses ini biasanya dilakukan oleh tim yang menguasai bisnis proses, proses pengumpulan data dan analisa. Training Need Analysis (TNA) dilakukan mengikuti siklus atau jadwal perencanaan organisasi/perusahaan, atau setiap ada perubahan. Perubahan ini bisa meliputi kondisi pasar, regulasi, rencana kerja, dan lainnya.

Jika saat kesimpulan dari Training Need Analysis (TNA) masalah yang muncul akan bukan terkait kompetensi atau keahalian/kemampuan, maka dalam laporan Training Need Analysis (TNA) akan merekomendasikan aktivitas yang sifatnya non-training. Misalnya, merubah proses kerja agar lebih sederhana, atau merubah instruksi kerja.

Berikut merupakan beberapa manfaat dari melakukan proses Training Need Analysis (TNA):

  • Menemukan kesenjangan (gap) antara kondisi skill dan knowledge saat ini dengan yang diharapkan. Setelah menemukan kesenjangan tersebut, maka desainer pelatihan dapat memprioritaskan serta merancang rencana program pelatihan yang tepat bagi partisipan pelatihan. Hasil dari proses Training Need Analysis (TNA) secara keseluruhan adalah sebuah training plan.
  • Mengidentifikasi jenis pelatihan yang tepat dan juga karakteristik partisipan yang sesuai dengan kebutuhan.
  • Sebagai dasar penyusunan materi pelatihan yang akan dilaksanakan .
  • Memastikan bahwa masalah-masalah yang ditemukan saat melakukan TNA, hanya bisa diselesaikan oleh pelatihan, bukan dengan metode/solusi lain.

 

Freshminds Indonesia

Riset Robert Brinkerhoff – Training Waste

Pada tahun 2010 Robert Brinkerhoff, melakukan penelitian kepada 5000 pegawai mengenai pengukuran dampak dari pelatihan. Beliau menemukan bahwa HANYA 9% dari karyawan yang telah mengikuti pelatihan, yang menggunakan/mempraktekan apa yang ia pelajari pada pekerjaannya. Sedangkan 91% karyawan tidak menggunakan/mempraktekannya. Menurut Brinkerhoff, 75% perusahaan telah menyia-nyiakan 614 dollar dan 15,1 jam untuk seorang karyawan yang mengikuti pelatihan tetapi tidak menggunakan. Ini adalah Training Waste.

“Learn What You Want to Measure”

Kebanyakan perusahaan lupa akan alasan mengapa mereka mengadakan sebuah pelatihan kepada karyawan mereka. Perusahaan terbiasa membuat pengukuran pelatihan hanya untuk kepentingan pembuatan laporan saja, namun lupa pada esensi dasar dari pengukuran hasil dari pelatihan tersebut. Ya yang penting membuat sebuah laporan untuk pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pelaksanaan pelatihan karyawan saja. Namun, hasil pengukuran didalamnya mungkin tidak berhubungan dengan topik yang diukur atau tidak menjelaskan apa-apa.

Salah satu hal paling penting yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan dari program pelatihan. Menentukan tujuan dari program pelatihan, dapat membantu Anda dalam menentukan program pelatihan yang tepat, mengelola ekspektasi atasan dan peserta, dan mengurangi pembelajaran yang minor. Untuk lebih mudahnya beberapa faktor yang diukur dalam pelatihan bisa mencakup beberapa poin dari Key Performance Indicators (KPI).

Kebanyakan perusahaan gagal menentukan tujuan yang tepat karena gagal melakukan Training Need Analysis yang jelas, detil dan akurat. Semakin general tujuan pelatihan, semakin general pula pelatihan yang dihasilkan, dan hasilnyapun akan sulit dirasakan dampaknya oleh perusahaan.

Gagal melakukan Training Need Analysis, akan berakibat gagal membuat pelatihan yang berdampak.

Freshminds Indonesia